Дополнительные и архивные материалы
Успешное существование разработчиков ПО на рынке ИТ-продуктов и услуг практически невозможно без наличия развитой партнерской сети. Партнеры помогают снижать издержки процессов маркетинга и продаж, организуют коммуникацию между производителем и потребителями программных продуктов, предоставляют дополнительные сервисы (в том числе, по развитию функциональности базового ПО и обучению заказчиков), решают проблему географической полноты бизнеса. TAdviser подготовил обзор и рейтинг партнерских программ российских вендоров СЭД/ЕСМ-продуктов ().
Российский рынок СЭД меняется вслед за изменениями в подходах и потребностях бизнеса. В фокусе не просто настроенное движение документов и удобные для восприятия интерфейсы, но в первую очередь - эффективность процессов. Качество их автоматизации отражают, в том числе, workflow-движки. Workflow позволяет ускорить рутинные процессы и повторяющиеся задачи, повышая в итоге производительность и решая как операционные, так и стратегические задачи менеджмента. Проанализировать актуальные возможности российских систем электронного документооборота в части автоматизации процессов можно по итогам опроса поставщиков, проведенного TAdviser.
В ходе исследования TAdviser было опрошено 12 разработчиков систем электронного документооборота о возможностях предлагаемых ими workflow-движков (модулей, отвечающих за маршрутизацию документов) в рамках: инициации процессов, запуска процессов, движения по маршрутам и разработке маршрутов. Системы оценивались по 35 параметрам, с учетом уровня реализации функционала и по факту его использования заказчиками ().
Система документооборота предприятия вбирает в себя множество специфических организационных, структурных и производственных особенностей, фирменных установок, корпоративных стандартов и требований, определённых процедур взаимодействия между службами и исполнителями и так далее.
|
|
|
Внедрение систем электронного документооборота (СЭД) позволяет значительно повысить эффективность и корпоративную культуру работы с документами на предприятиях любой формы собственности, а также в государственных учреждениях.
|
|
|
|
|
Базовая терминология (ГОСТ Р 7.0.8-2013)
- Документ- Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать
- Электронный документ - Документ, информация которого представлена в электронной форме.
- Электронный документооборот- Документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).
Электронный документооборот (ЭДО) - совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде без использования бумажных носителей.
Электронные документы по утвержденным формам являются составляющими всех бухгалтерских программ, но для того, чтобы электронный документ был юридически признан, он должен быть подписан электронной подписью.
Виды электронных документов
Электронный документ, подписанный электронной подписью, может использоваться, если законодательство РФ не содержит прямого запрета на его использование.
Таким образом, договоры, различные счета, заявки, отчеты, заявления, а также товарные накладные, акты и счета-фактуры могут быть электронными документами.
Также электронные документы делятся на неформализованные документы и формализованные документы.
Неформализованные документы - письма, договоры, доверенности, техническая документация и другая корреспонденция – свободны от жесткого регулирования со стороны государства.
Для формализованных документов в отдельных законодательных актах прописаны жесткие требования к формату и регламенту передачи.
Формализованный документ – документ, созданный по формату ФНС.
Формализованные документы напрямую влияют на правильность налоговых расчетов, поэтому соблюдение всех процедур передачи для них имеет важное значение.
Формализованные документы – это, например, электронные счета-фактуры.
Для некоторых первичных документов ФНС России разработала рекомендованный формат товарной накладной по форме ТОРГ-12 и Акта приема-сдачи (работ) услуг.
Несмотря на то, что для таких документов указано на рекомендованный характер формата, именно в таком формате компании должны направлять эти документы в электронном виде по требованию налоговой инспекции в случае необходимости подтверждения расходов по налогу на прибыль.
Варианты электронного документооборота
Есть два варианта организации системы электронного документооборота. Первый - заключить с контрагентами соглашение об электронном документообороте и обмениваться документами, подписанными электронной подписью через электронную почту. При этом можно использовать простую электронную подпись.
Второй вариант - организовать электронный документооборот через спецоператора.
При таком способе компания присоединяется к регламенту обмена электронными документами и может обмениваться с контрагентами как формализованными документами (для которых официально ФНС России утвердила формат), так и неформализованными (договоры, соглашения, акты сверки и т.д.).
Основные функции системы электронного документооборота
Основными функциями системы электронного документооборота являются:
регистрация документов;
контроль исполнения документов;
создание справочников и работа с ними;
контроль движения бумажного и электронного документа, ведение истории работы с документами;
создание и редактирование реквизитов документов;
формирование отчетов по документообороту предприятия;
импорт документов из файловой системы и Интернета;
создание документа прямо из системы на основе шаблона (прямая интеграция);
работа с версиями документа, сложными многокомпонентными и многоформатными документами, вложениями;
электронное распространение документов;
работа с документами в папках;
получение документов посредством сканирования и распознавания.
уменьшением затрат на доступ к информации и обработку документов.
Преимущества электронного документооборота
К основным достоинствам электронного документооборота можно отнести следующие:
централизованное, структурированное и систематизированное хранение документов в электронном архиве;
сокращение расходов на печать, почтовую пересылку и хранение бумажных счетов-фактур;
единообразный подход к процедурам формирования и обработки документа (регистрация, согласование и т.п.);
сокращение времени на доставку, регистрацию и согласование документов;
быстроту подписания документов;
возможность круглосуточно в режиме online осуществлять любые операции с документами: поиск, загрузку, печать, сверку, отклонение, а также отслеживать их движение;
быстрый поиск документов.
Конфиденциальность обмена обеспечена шифрованием документов.
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) обеспечивает идентификацию подписанта и целостность передаваемых документов.
Доставка электронных документов гарантируется оператором документооборота.
Внедрение системы электронного документооборота
Чтобы вести в действие систему электронного документооборота, необходимо:
разработать и утвердить порядок электронного документооборота;
назначить ответственных за его ведение;
организовать электронный архив получаемых и отправляемых документов;
прописать в учетной политике правила создания, получения и хранения электронных документов, назначить ответственных за формирование и подписание электронных документов.
Каждый сотрудник, который уполномочен подписывать электронные документы, должен иметь электронную подпись.
Создав систему электронного документооборота, организация может не распечатывать документы, а хранить их в электронном архиве.
В случае необходимости документы, хранящиеся в архиве, можно распечатать для проверяющих, представить при этом документ, подписанный электронными подписями сторон, заверив их предварительно должным образом.
ЭДО (электронный документооборот): подробности для бухгалтера
- Вступаем в эпоху ЭДО
Сервис «1С-ЭДО». Преимущества «1С-ЭДО» Сервис «1С-ЭДО» наиболее выгодное... совершают единичные отгрузки через ЭДО, сервис «1С-ЭДО» доступен без оплаты. ... идентификатор участника ЭДО». Создание профиля настроек ЭДО Профиль настроек ЭДО После создания... приступать к « Настройке ЭДО ». Настройки ЭДО В открывшемся окне нужно... обмену документами по ЭДО Список настроек ЭДО В « Настройках ЭДО» отображаются отправленные... контролирующие органы. Архив ЭДО Используя систему ЭДО, организации сокращают затраты...
- При смене электронного адреса и оператора ЭДО нужно уведомить налоговиков
А несколько договоров с операторами ЭДО, поэтому для сообщения с ними... . Если компания решает сменить оператора ЭДО, как правило, меняется и электронный... -6/19884@. О смене оператора ЭДО нужно также уведомить налоговиков Кроме...
- 8 аргументов «за» подключение к электронному документообороту при работе с лизинговой компанией
Которой выдается любым аккредитованным оператором ЭДО. – Операторов на рынке много. ... качестве оригиналов. Сам процесс ЭДО регулируется законами Российской Федерации и... и поддержки системы электронного документооборота (ЭДО) с лизингополучателями и является... которой выдается любым аккредитованным оператором ЭДО. – Операторов на рынке много... простая процедура. Обычно оператор ЭДО предоставляет доступ в личный кабинет... 2018 году специалисты операторы ЭДО прогнозируют увеличение потока юридически значимых...
- Как подготовиться к обязательной маркировке товаров
Подключиться к системе электронного документооборота (ЭДО). Получить код GTIN - для... товаров. Подключиться к системе ЭДО. Зарегистрироваться в системе «Честный... маркировке, является электронный документооборот (ЭДО), который сопровождает товар подтвержденными... « Закупки » – « Текущие дела ЭДО ». Рабочее место ЭДО позволяет контролировать работу с... передаточный документ). В рамках ЭДО номенклатура базы должна быть сопоставлена... Сопоставить номенклатуру можно в форме ЭДО, нажав одноименную кнопку или...
- Ответственность за несвоевременное представление налоговой декларации
Заключить с оператором электронного документооборота (ЭДО) договор об оказании услуг по... обеспечению ЭДО с налоговым органом; или предоставить... полномочия по ЭДО с ИФНС уполномоченному представителю (посреднику...), имеющему договор с оператором ЭДО и квалифицированный сертификат ключа проверки...
- Особенности выбора системы сдачи электронной отчетности
Системы сдачи отчетности в рамках ЭДО предлагаются несколькими разработчиками. Каждое программное... ? Системы сдачи отчетности в рамках ЭДО предлагаются несколькими разработчиками. Каждое программное... услуги предлагают более сотни операторов ЭДО. Каждый из них имеет статус... решений, ориентированных на разные задачи ЭДО. Что касается выбора оператора по...
Наше общество находится только на пути к тому, чтобы повсюду на всех предприятиях внедрить системы электронного документооборота.
Все потому, что пока еще большая часть предприятий не может этого сделать по простой причине – отсутствие опыта использования электронной документации.
СЭД Docsvision
СЭД Docsvision как инструмент автоматизации процессов за рамками документооборота
ELMA
СЭД ELMA реализован в составе нескольких пакетов ECM+, Проекты+, ELMA CRM+ которые подбираются по требованиям пользователя. Есть даже пакет с KPI.
Особенность интерфейса в его подстройке под роль пользователя при помощи встроенных средств проектирования.
В нем реализован ускоренный доступ к справочным данным и автоматизация ряда процессов, в частности, обработка документации из разных источников.
Что касается поиска данных, то имеется процедура поиска по реквизитам. Результат поиска можно сформировать в отчет, а из запросов поиска допускается формировать шаблоны.
Для операций с БП выделена особая подсистема, которая позволяет планировать замещение, настраивать задачи, управлять и моделировать БП.
Блок безопасности поддерживает ряд способов авторизации, четко разграничивает права пользователей на тип доступа к объектам.
Дополнительно используется ЭЦП, а количество активных пользователей можно определить программно.
Минусы у этой СЭД тоже есть. К примеру, отсутствует локальная почта. Есть ограничения на создание и назначение заданий, а регистрация из офисных приложений не реализована.
Кроме того, встроенных средств для просмотра вложений нет, запросы выполняются только типовые, а автоматический поиск дубликатов не предусмотрен.
Какие задачи решает 1С:Документооборот 8
Какие задачи решает 1С:Документооборот 8: делопроизводство; хранение и поиск информации; бизнес-процессы; маршрутизация документов; учет рабочего времени.
Сегодня, большинство документов изначально создаются в электронном виде. Те же, что попадают в организацию на бумаге, часто подвергаются оцифровке. Поэтому, когда мы говорим об управлении документооборотом, то должны иметь в виду не только бумажные документы, но и формализацию движения электронных версий, то есть ЭДО.
Существуют разные виды, способы организации электронного документооборота – создание общего файлового хранилища на сервере, использование внутренней почты или иных коммуникационных систем. Но это работает до определенного уровня решаемых задач и масштабов деятельности компании. Если идти дальше, нужно внедрять схему, которая позволит упорядочить работу с бумажными документами, с электронными. Это позволяют сделать ЭДО различных видов.
Цель электронного документооборота – эффективность!
Времена, когда внедрение СЭД могло быть данью моде, ушли в прошлое. Сейчас организации, переходящие на ЭДО, в первую очередь думают об эффективности. Её повышение возможно двумя способами – через увеличение результата, уменьшение затрат. Современные СЭД используют оба эти способа.
Так, снижению затрат способствуют:
- Сокращение затрат на бумагу (распечатку, копирование, пересылку и пр.).
- Сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников. По оценкам западных консалтинговых компаний, доля времени на выполнение рутинных, непроизводительных операций над документами может составлять до 20-30% всего рабочего времени (а на практике – до 60-70%). Снизить такие затраты – одна из важнейших целей внедрения СЭД.
На результативность при внедрении СЭД влияют:
- Ускорение информационных потоков (более оперативная информационная поддержка менеджмента – выше скорость принятия решений).
- Изменение корпоративной культуры (повышение информационно-технологической подготовленности персонала, способствующее лучшему восприятию инноваций).
Основные задачи
Внедряя ЭДО, организации чаще всего планируют решить следующие задачи:
- повышение эффективности управления путем автоматизации контроля выполнения, большей прозрачности деятельности подразделений, отдельных сотрудников;
- автоматизация бизнес-процессов с их одновременной оптимизацией;
- обеспечение поддержки накопления, управления и организации доступа к корпоративной информации, знаниям;
- протоколирование деятельности компании в целом, ее отдельных подразделений, рабочих групп, сотрудников с использованием этой информации для поддержки принятия решений т.д.;
- сокращение оборота бумажных документов (с целью снижения издержек);
- упрощение, удешевление хранения документов, использующихся в текущей деятельности, за счет создания оперативного электронного архива.
Факторы, влияющие на выбор СЭД
Любая организация, выбирающая СЭД, руководствуется определенными критериями. На выбор влияют факторы, характеризующие саму организацию и ее документооборот. Они касаются особенности организационной структуры, бизнес-процессов, имеющихся требований к документообороту, видов контента, необходимого функционала системы, способов внедрения, поддержки, ее развития, интеграции и т.д. Подробнее
Общая классификация
Любая классификация является условной. Выделяют виды систем электронного документооборота по функционалу и решаемым задачам, по масштабам предприятий, по архитектуре и т.д.
По функционалу и решаемым задачам выделяют следующие:
- Системы делопроизводства. Предназначены для организаций с жестко формализованными правилами документооборота и вертикальным управлением.
- Электронные архивы. Они не предназначены для поддержки движения документов, главная цель – организация хранения и поиска нужных данных.
- Workflow-системы. В их центре – бизнес-процессы, которые они автоматизируют, а документы и документооборот являются средством осуществления потоков работ.
- ЕСМ-системы. Это комплекс управления корпоративным контентом, которые реализуют сразу несколько функций – управление: документами; образами документов (Document Imaging); записями; потоками работ (Workflow); веб-контентом (WCM); мультимедиаконтентом (DAM); знаниями (Knowledge Management); коллективным взаимодействием (Collaboration).
Большинство СЭД, представленных на рынке, содержат элементы сразу нескольких видов СЭД.
Как же выбрать «правильную» СЭД?
Итак, выбор системы документооборота – сложный процесс, который зависит от многого. Если это коммерческая компания, решающий вес имеет возможный экономический эффект от внедрения. Если это государственное учреждение, акцент делается на поддержку всех задач, решаемых организацией, и особенностях этих задач, связанных со спецификой деятельности. Учесть все факторы что бы помочь вам с выбором всегда готовы специалисты нашей компании.«АРХИВНОЕ ДЕЛО» – специализированная система автоматизации ведения ведомственных бумажных и электронных архивов.
Сотрудники ЭОС помогут Вам с выбором СЭД под ваши задачи
Любая компания рано или поздно задумывается об оптимизации и повышении эффективности бизнес-процессов, наладить слаженную работу которых можно с помощью систем электронного документооборота (СЭД).
СЭД позволяют решать задачи по автоматизации работы с документами предприятий различных масштабов и сфер деятельности, в том числе территориально распределённых. Программные комплексы такого класса обеспечивают организацию юридически значимого документооборота компании, ведение архива документов, автоматизацию работы канцелярии (регистрация входящей и исходящей корреспонденции, сканирование документов и доведение до исполнителей в электронном виде), контроль исполнительской дисциплины, согласование договоров и платежей, согласование и контроль исполнения организационно-распорядительных документов, обработку и хранение первичной бухгалтерской документации, а также автоматизацию процессов, специализированных для различных сфер бизнеса. Кроме того, особенностью большинства современных СЭД является поддержка мобильных устройств и возможность интеграции с существующими информационными платформами предприятия.
На российском рынке представлено огромное множество систем электронного документооборота, и чтобы компаниям было проще определиться с выбором, мы составили подборку таких решений. Все они - исключительно отечественного производства, соответствуют законодательным и нормативно-методическим требованиям в области управления документами как российской нормативной базы, так и международным стандартам, а также требованиям IT-безопасности. Отдельно стоит отметить, что практически все перечисленные ниже продукты включены в реестр отечественного софта и рекомендованы для использования в государственных ведомствах и организациях РФ, а также в компаниях, реализующих проекты в рамках программы импортозамещения ПО.
- «Диалог» . Разработчик: государственное унитарное предприятие «Крымтехнологии» (при поддержке Министерства внутренней политики, информации и связи Республики Крым).
- Корпоративная система электронного документооборота КСЭД 3.0 . Разработчик: «КРОК Регион».
- Система электронного документооборота «СЭД-Сириус» . Разработчик: Центр информационных технологий и систем органов исполнительной власти (ЦИТиС).
- Система автоматизации процессов дорожно-строительных организаций «Эпюра» (построена на базе платформы «1С:Предприятие»). Разработчик: Аракелян Армен Рафикович.
- СЭД «Синкопа-документ» . Разработчик: компания «Кубань-Информ-Холдинг-Юг».
- Программный комплекс «Открытая модульная система электронного документооборота и контроля исполнения поручений» (СЭДКП). Разработчик: ФГАУ ГНИИ ИТТ «Информика».
- Система электронного документооборота Directum . Разработчик: компания Directum.
- Программный продукт «СТЭК - Документооборот» . Разработчик: АО «НТЦ СТЭК».
- «Ред Платформа Документооборота» . Разработчик: компания «Ред Софт».
- Система «Бюрократ» . Разработчик: ООО «Бюрократ»
- Информационная система «Электронное делопроизводство и документооборот» . Разработчик: компания «Бриз Плюс».
- Система «Комита Курьер JE» . Разработчик: акционерное общество «Комита».
- Модуль «Документооборот» (поставляется в составе ERP-системы «Компас»). Разработчик: компания «Компас».
- СЭД WSS Docs (построена на базе платформы Microsoft SharePoint). Разработчик: компания WSS-Consulting.
- Автоматизированная система секретного делопроизводства АС СДП . Разработчик: ООО «Центр новых технологий «Импульс».
- Система автоматизации организационно-распорядительного документооборота (делопроизводства) предприятий «Лоцман:ОРД» . Разработчик: ООО «АСКОН-Системы проектирования».
- Система EOS for SharePoint (построена на базе платформы Microsoft SharePoint). Разработчик: компания «Электронные офисные системы» (ЭОС).
- Информационная система EtaxReport . Разработчик: компания «Электронные бизнес-системы».
- СЭД «Аврора:Документооборот» . Разработчик: ООО «Аврора Диджитал Груп».
- Система электронного документооборота Comsoft Docs . Разработчик: АО «Комсофт».
- СЭД-система Comindware (построена на базе платформы Comindware Business Application Platform). Разработчик: компания Comindware.
- Система «Экспресс Документ» . Разработчик: ООО «Электронный экспресс».
- Программный комплекс «Кодекс: Документооборот» . Разработчик: консорциум «Кодекс».
- Автоматизированная система «Госэкспертиза» . Разработчик: ООО «Экомаш инфо».
- Система защищённого электронного документооборота «Стэк-Траст» . Разработчик: группа компаний «Стэк».
- СЭД OPTIMA-WorkFlow . Разработчик: группа компаний Optima.
- СЭД LanDocs . Разработчик: группа компаний «Ланит».
- Программный комплекс «Документооборот» . Разработчик: Федеральное государственное унитарное предприятие «Главный научно-исследовательский вычислительный центр» Управления делами президента Российской Федерации (ФГУП «ГлавНИВЦ»).
- Решение СЭДО . Разработчик: ООО «АйДи - Технологии управления».
- Система электронного документооборота для государственных организаций и бизнеса «Практика» . Разработчик: компания «Системы документооборота».
- СЭД DoXLogic . Разработчик: компания «БФТ».
- Система «Альфа Док» . Разработчик: «Альфа Док».
- Система «Экстерн» . Разработчик: «СКБ Контур».
- Защищённая система электронного документооборота
